Фразы английского языка, которые обрекут вашу деловую переписку на успех

Здравствуйте, мои дорогие.

Хочу поделиться с вами одной историей. Как-то раз один мой знакомый написал мне с просьбой о помощи. Вячеслав — успешный бизнесмен. Но один из тех, кто строил бизнес 20 лет назад, и его знания английского ограничивались выражениями, пригодными для отдыха в Египте, но никак не для ведения переговоров. Все свои международные контракты он заключал через переводчиков. Но идя за современными тенденциями и понимая, что знания английского ему необходимы, он начал постигать эту науку. За несколько лет его результаты были просто невероятны. Но было одно маленькое «но»: его вообще не научили писать письма.

Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.

Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам  рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки

Начнем?

Правила написания письма

Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.

• В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
• Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
• Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/месяц/год, а в Америке — месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
• Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
• Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
• Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.

Правила — это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.

Полезные фразы и выражения

• Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs» или «Dear Sir or Madam».
  Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr....» или «Dear Mrs....».
• В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:

Thank you for your e-mail of … — Благодарю Вас за Ваше письмо…

I apologize for not getting in contact with you for a long time… — Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…

With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist»… — Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…

Further to your letter / our meeting … — Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…

• Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:

I am writing to confirm / to enquire… — Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for… — Я пишу, чтобы извиниться за….

• В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.

Could you, please…. — Не могли бы Вы…
I would be grateful if you…— Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to… — Я был бы рад…
I am writing to let you know… — Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you… — Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that… — К сожалению, должен сообщить Вам, что …

• Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:

I / We enclosure… — Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find…— В приложении письма Вы можете найти….

• Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully» или «Your sincerely». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.

Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу «Best wishes». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить — не в прямом смысле, конечно)), — своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!

Чтобы вы поняли на практике, как пишется письмо, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.

MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830

 

Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
England

 

25.06.2013

 

Dear Elisabeth!

 

Further to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03—03—439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.

 

Look forward to your reply.

 

Yours faithfully,

 

John Matthews

Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.

Мои рекомендации по книгам

Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.

 

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

 

 

 

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

 

 

Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.

А на сегодня я с вами прощаюсь.

До новых встреч, мои дорогие!